Thành lập công ty kinh doanh cát xây dựng là hướng kinh doanh được nhiều cá nhân, tổ chức quan tâm khi nhu cầu sử dụng cát trong xây dựng và san lấp ngày càng lớn. Để hoạt động kinh doanh thuận lợi, doanh nghiệp cần xác định rõ loại cát kinh doanh, quy mô hoạt động, nguồn hàng và mô hình doanh nghiệp ngay từ đầu. Đồng thời, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký, ngành nghề, hóa đơn, chứng từ và phương án vận chuyển sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế vướng mắc trong quá trình hoạt động.
Kinh doanh cát xây dựng cần ưu tiên nguồn hàng hợp pháp hơn giá rẻ
Đối với công ty kinh doanh cát xây dựng, nguồn gốc hàng hóa là vấn đề cần được kiểm soát ngay từ khâu lựa chọn nhà cung cấp. Cát có mức giá thấp hơn thị trường nhưng không chứng minh được nguồn gốc có thể tạo ra rủi ro lớn về hóa đơn, chứng từ, vận chuyển và trách nhiệm pháp lý cho doanh nghiệp mua vào.
Vì vậy, công ty không nên lựa chọn nguồn hàng chỉ dựa trên giá. Hồ sơ của nhà cung cấp, chứng từ từng chuyến hàng và khả năng truy xuất nguồn gốc cần được xem là tiêu chí bắt buộc trong hệ thống mua hàng.
Mua từ đơn vị khai thác
Khi mua trực tiếp từ đơn vị khai thác, doanh nghiệp cần xác định rõ tư cách của bên bán và nguồn cát được cung cấp. Hợp đồng phải thể hiện loại cát, số lượng, phương thức xác định khối lượng, địa điểm giao nhận và trách nhiệm cung cấp chứng từ.
Việc mua trực tiếp có thể giúp chủ động giá và sản lượng nhưng doanh nghiệp cần kiểm soát chặt hồ sơ nguồn hàng, đặc biệt đối với những hợp đồng cung cấp với khối lượng lớn và kéo dài.
Mua từ nhà phân phối
Mua qua nhà phân phối giúp công ty linh hoạt hơn về sản lượng, đặc biệt khi chưa đủ quy mô để ký trực tiếp với nguồn khai thác. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải kiểm tra khả năng chứng minh nguồn gốc hàng hóa của nhà phân phối.
Không nên mặc định rằng có hóa đơn bán hàng là đã đủ để quản trị toàn bộ rủi ro. Công ty cần lưu thêm hợp đồng, phiếu giao nhận và các chứng từ liên quan đến từng lô hàng khi cần thiết.
Kiểm tra hóa đơn
Hóa đơn đầu vào phải phù hợp với giao dịch thực tế về bên bán, loại hàng, khối lượng và giá trị. Kế toán cần đối chiếu hóa đơn với hợp đồng, phiếu giao hàng và chứng từ thanh toán thay vì chỉ tiếp nhận hóa đơn độc lập.
Nếu lượng cát thực tế nhập bãi không phù hợp với số lượng trên chứng từ, doanh nghiệp cần làm rõ ngay để tránh chênh lệch tồn kho và rủi ro khi giải trình số liệu.
Lưu chứng từ nguồn gốc
Hồ sơ nguồn gốc nên được lưu theo nhà cung cấp, thời gian mua hoặc từng đợt nhập. Cách quản lý này giúp doanh nghiệp nhanh chóng truy xuất khi khách hàng, kế toán nội bộ hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu kiểm tra.
Đối với công ty có nhiều bãi hoặc nhiều nguồn cát khác nhau, nên thiết lập mã nguồn hàng để tránh trộn lẫn dữ liệu giữa các nhà cung cấp.
Chọn phân khúc cát theo công trình
Không phải loại cát nào cũng được sử dụng cho cùng một mục đích. Công ty cần phân nhóm sản phẩm theo nhu cầu công trình để dễ quản lý chất lượng, báo giá và tư vấn cho khách hàng.
Việc phân loại ngay từ khâu nhập hàng còn giúp hạn chế tình trạng giao nhầm loại cát, đặc biệt khi doanh nghiệp đồng thời phục vụ công trình bê tông, xây tô và san lấp.
Cát bê tông
Cát dùng cho bê tông thường được khách hàng quan tâm nhiều đến chất lượng, thành phần hạt và sự phù hợp với yêu cầu cấp phối. Nhóm khách chính có thể là trạm bê tông, nhà thầu kết cấu hoặc công trình quy mô lớn.
Khi cung cấp cát bê tông, doanh nghiệp cần kiểm soát nguồn hàng ổn định vì việc thay đổi chất lượng giữa các chuyến có thể ảnh hưởng trực tiếp đến cấp phối của khách hàng.
Cát xây
Cát xây thường phục vụ công việc xây, tô và các hạng mục hoàn thiện phổ biến. Đây là phân khúc có thị trường rộng từ khách dân dụng đến nhà thầu.
Doanh nghiệp cần xác định rõ chất lượng từng nguồn để tư vấn phù hợp, tránh bán một loại cát cho mọi mục đích chỉ vì có giá thấp hoặc dễ nhập.
Cát san lấp
Cát san lấp thường được cung cấp với khối lượng lớn nên giá vận chuyển và khả năng tổ chức xe ảnh hưởng rất mạnh đến hiệu quả hợp đồng.
Khi nhận dự án san lấp, công ty cần tính đồng thời sản lượng nguồn cung, thời gian giao, khả năng tiếp nhận tại công trình và dòng tiền phải bỏ ra trong suốt quá trình thực hiện.
Cát đặc thù
Một số công trình có thể yêu cầu loại cát có đặc tính hoặc tiêu chuẩn riêng. Phân khúc này không nhất thiết có sản lượng lớn nhưng thường đòi hỏi doanh nghiệp chứng minh rõ nguồn và chất lượng.
Trước khi báo giá, công ty nên yêu cầu khách hàng xác định cụ thể yêu cầu kỹ thuật để tránh nhập hàng về nhưng không đáp ứng được mục đích sử dụng.
Ngành nghề công ty kinh doanh cát
Ngành nghề đăng ký cần phản ánh đúng mô hình hoạt động của công ty. Một doanh nghiệp chỉ mua cát để bán lại sẽ có phạm vi hoạt động khác với đơn vị vừa kinh doanh, vừa vận tải, tổ chức bãi hoặc trực tiếp khai thác.
Việc đăng ký ngành nghề rộng không thay thế cho các điều kiện chuyên ngành nếu hoạt động thực tế thuộc trường hợp phải đáp ứng thêm giấy phép hoặc điều kiện theo quy định.
Bán buôn vật liệu
Bán buôn vật liệu xây dựng là hoạt động cần được rà soát khi công ty cung cấp cát cho nhà thầu, doanh nghiệp xây dựng, đại lý hoặc khách hàng tổ chức.
Nếu công ty dự kiến bán thêm đá, xi măng, đất san lấp hoặc các vật liệu khác, có thể xem xét phạm vi ngành nghề phù hợp với toàn bộ mô hình dự kiến.
Vận tải
Nếu công ty trực tiếp tổ chức hoạt động vận chuyển bằng đội xe của mình, cần rà soát ngành nghề và các yêu cầu liên quan đến hoạt động vận tải thực tế.
Trường hợp chỉ thuê đơn vị vận tải bên ngoài, hợp đồng vận chuyển và trách nhiệm giữa các bên cần được quy định rõ, đặc biệt về tải trọng, giao nhận và thiệt hại trong quá trình vận chuyển.
Kho bãi
Doanh nghiệp có bãi tập kết hoặc kinh doanh thêm dịch vụ kho bãi cần xem xét phạm vi đăng ký phù hợp.
Bãi cát cũng phải được đánh giá theo quy hoạch, quyền sử dụng địa điểm và các yêu cầu liên quan đến môi trường, giao thông cũng như hoạt động thực tế tại khu vực.
Khai thác chỉ khi có hoạt động tương ứng
Kinh doanh cát và khai thác cát là hai hoạt động khác nhau. Công ty mua hàng từ nguồn hợp pháp để bán lại không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được quyền trực tiếp khai thác.
Nếu thực tế có hoạt động khai thác khoáng sản, doanh nghiệp phải rà soát riêng toàn bộ điều kiện, quyền khai thác và thủ tục chuyên ngành tương ứng trước khi triển khai.
Chọn loại hình doanh nghiệp cho công ty cát
Loại hình kinh doanh nên được lựa chọn theo số người góp vốn, quy mô dự kiến, mức độ đầu tư vào bãi và phương tiện cũng như nhu cầu mở rộng trong tương lai.
Đối với hoạt động có giá trị giao dịch lớn và thường xuyên ký hợp đồng với nhà thầu, mô hình doanh nghiệp thường tạo thuận lợi hơn trong việc tổ chức quản trị, kế toán và phân định trách nhiệm.
TNHH một thành viên
Công ty TNHH một thành viên phù hợp khi chỉ có một chủ sở hữu muốn kiểm soát tập trung hoạt động kinh doanh.
Mô hình này tương đối gọn về cơ cấu nhưng chủ sở hữu vẫn cần tách bạch tài sản, dòng tiền và giao dịch của công ty với tài sản cá nhân.
TNHH nhiều thành viên
Công ty TNHH hai thành viên trở lên phù hợp khi có một nhóm người cùng góp vốn để đầu tư nguồn hàng, bãi hoặc phương tiện vận chuyển.
Ngay từ đầu, các thành viên nên thống nhất rõ tỷ lệ vốn, quyền quyết định, trách nhiệm quản lý và cơ chế xử lý khi một thành viên muốn chuyển nhượng phần vốn.
Cổ phần
Công ty cổ phần phù hợp hơn với mô hình dự kiến huy động nhiều nhà đầu tư hoặc mở rộng thành hệ thống phân phối vật liệu quy mô lớn.
Đổi lại, cơ cấu quản trị và các thủ tục nội bộ thường phức tạp hơn nên không phải doanh nghiệp nhỏ nào cũng cần lựa chọn ngay từ giai đoạn đầu.
Hộ kinh doanh khi quy mô nhỏ
Hộ kinh doanh có thể được cân nhắc khi hoạt động ở quy mô nhỏ, thị trường chủ yếu là khách địa phương và mô hình quản trị đơn giản.
Tuy nhiên, nếu dự kiến ký hợp đồng dự án lớn, có nhiều người góp vốn hoặc phát triển nhiều bãi và đội xe, việc tổ chức dưới hình thức doanh nghiệp thường phù hợp hơn cho kế hoạch dài hạn.
Vốn kinh doanh cát chủ yếu nằm ở công nợ và vận tải
Kinh doanh cát không nhất thiết phải duy trì kho hàng có giá trị cao như một số loại vật liệu khác, nhưng lại cần lượng vốn đáng kể cho tiền hàng, vận chuyển và công nợ khách hàng.
Doanh nghiệp nên tính vốn theo chu kỳ của từng dự án. Nếu phải thanh toán ngay cho nguồn hàng và đơn vị vận tải nhưng khách hàng thanh toán sau nhiều tuần, khoảng thiếu hụt dòng tiền có thể rất lớn.
Tiền hàng
Nguồn cung có thể yêu cầu đặt cọc hoặc thanh toán theo từng chuyến. Sản lượng càng lớn thì số tiền phải ứng trước càng cao.
Công ty cần đàm phán điều kiện thanh toán phù hợp với chu kỳ thu tiền từ khách để hạn chế sử dụng quá nhiều vốn ngắn hạn.
Bãi
Chi phí bãi không chỉ gồm tiền thuê mà còn có thể phát sinh san nền, lối xe ra vào, thoát nước, bảo vệ và thiết bị phục vụ bốc xếp.
Doanh nghiệp nên tính chi phí bãi trên tổng sản lượng dự kiến để biết mức chi phí thực tế phân bổ cho mỗi mét khối cát.
Xe
Nếu tự đầu tư xe, doanh nghiệp phải chuẩn bị vốn mua phương tiện và chi phí vận hành thường xuyên. Nếu thuê xe, vẫn cần dự phòng dòng tiền để thanh toán cước trước khi thu được tiền khách.
Quyết định mua hay thuê nên căn cứ vào số chuyến ổn định, khoảng cách giao hàng và khả năng khai thác xe ngoài thời gian phục vụ đơn hàng chính.
Khách nợ
Khách hàng nhà thầu thường yêu cầu công nợ theo đợt hoặc theo tiến độ dự án. Đây có thể là khoản chiếm dụng vốn lớn nhất của công ty.
Doanh nghiệp nên xác định trước tổng mức công nợ tối đa có thể chịu được thay vì chỉ phê duyệt từng đơn hàng riêng lẻ.
Hồ sơ thành lập công ty kinh doanh cát
Hồ sơ thành lập công ty cần được chuẩn bị phù hợp với loại hình doanh nghiệp và mô hình hoạt động dự kiến. Đăng ký doanh nghiệp là bước pháp lý ban đầu, sau đó công ty còn phải rà soát bãi, phương tiện và các điều kiện liên quan đến hoạt động thực tế.
Đối với doanh nghiệp kinh doanh vật liệu có nguồn gốc khoáng sản, việc xây dựng hệ thống hồ sơ nguồn hàng ngay sau khi thành lập cũng đặc biệt quan trọng.
Đăng ký doanh nghiệp
Hồ sơ đăng ký cần thể hiện tên công ty, địa chỉ trụ sở, ngành nghề, vốn điều lệ, người đại diện và thông tin chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông tùy loại hình.
Ngành nghề nên được xác định trên cơ sở hoạt động thực tế dự kiến như bán vật liệu, vận tải hoặc kho bãi.
Điều lệ
Điều lệ là cơ sở quản trị nội bộ của doanh nghiệp, quy định quyền hạn, trách nhiệm và nguyên tắc ra quyết định.
Với công ty có nhiều người đầu tư vào bãi hoặc phương tiện, nội dung về thẩm quyền quyết định mua tài sản, vay vốn và ký hợp đồng lớn nên được thống nhất rõ.
Vốn
Vốn điều lệ cần phù hợp với khả năng góp vốn và quy mô công ty dự kiến. Không nên chỉ lựa chọn một con số lớn để thể hiện năng lực mà không gắn với khả năng góp vốn thực tế.
Ngoài vốn điều lệ, công ty cần xây dựng kế hoạch vốn lưu động riêng cho từng giai đoạn kinh doanh.
Người đại diện
Người đại diện theo pháp luật thường trực tiếp hoặc ủy quyền thực hiện nhiều giao dịch với nhà cung cấp, khách hàng, ngân hàng và cơ quan quản lý.
Doanh nghiệp nên xác định rõ thẩm quyền ký hợp đồng và cơ chế kiểm soát đối với những giao dịch có giá trị lớn.
Bãi cát cần lựa chọn theo giao thông và môi trường
Một bãi có giá thuê thấp chưa chắc là lựa chọn hiệu quả nếu đường vào hạn chế tải trọng, gần khu dân cư hoặc thường xuyên phát sinh nước bẩn và bùn đất ra đường.
Trước khi ký hợp đồng thuê dài hạn, doanh nghiệp nên khảo sát đồng thời khả năng xe ra vào, điều kiện nền bãi, thoát nước và tác động đến khu vực xung quanh.
Xe tải
Lối vào bãi phải phù hợp với loại xe mà doanh nghiệp dự kiến sử dụng. Cần quan tâm chiều rộng đường, khả năng quay đầu, tải trọng và các hạn chế giao thông tại từng thời điểm.
Nếu xe phải đi đường vòng hoặc sử dụng phương tiện nhỏ hơn dự kiến, chi phí giao hàng có thể tăng đáng kể.
Bụi
Cát khô và hoạt động xúc, đổ hàng có thể làm phát sinh bụi. Bãi cần được tổ chức để hạn chế bụi ảnh hưởng đến người lao động và khu vực xung quanh.
Các giải pháp kiểm soát cần phù hợp với quy mô bãi và điều kiện thực tế, đặc biệt tại khu vực gần đường giao thông hoặc dân cư.
Nước mưa
Nước mưa có thể làm thay đổi độ ẩm của cát, gây chảy tràn hoặc mang theo bùn đất ra ngoài khu vực bãi.
Hệ thống thoát nước và cách bố trí các đống vật liệu cần được xem xét ngay từ khi thiết kế mặt bằng.
Khoảng cách dân cư
Bãi càng gần khu dân cư càng dễ phát sinh phản ánh về bụi, tiếng xe, rơi vãi và thời gian hoạt động.
Doanh nghiệp nên đánh giá yếu tố này trước khi thuê địa điểm thay vì chỉ xử lý sau khi hoạt động đã phát sinh khiếu nại.
Đo khối lượng cát là nguồn tranh chấp phổ biến
Cát là vật liệu rời nên việc xác định khối lượng giao nhận dễ phát sinh chênh lệch nếu hai bên không thống nhất phương pháp đo từ đầu.
Hợp đồng và phiếu giao hàng cần quy định rõ đơn vị tính, cách xác định số lượng và người có thẩm quyền xác nhận tại điểm giao.
Mét khối
Mét khối là đơn vị thường được sử dụng khi giao dịch cát. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thống nhất cách xác định thể tích thực tế để tránh mỗi bên sử dụng một phương pháp khác nhau.
Nếu dự án yêu cầu đo theo phương pháp cụ thể, phương pháp đó nên được ghi nhận trong thỏa thuận thương mại.
Thùng xe
Việc quy đổi theo thể tích thùng xe thuận tiện cho giao hàng nhưng phải xác định đúng kích thước và mức chất hàng.
Không nên chỉ sử dụng tên loại xe để mặc định số mét khối vì cùng một loại phương tiện có thể có kết cấu thùng khác nhau.
Độ ẩm
Độ ẩm ảnh hưởng đến trạng thái của cát và có thể tạo ra khác biệt khi so sánh giữa các phương pháp đo hoặc giữa các thời điểm giao hàng.
Đối với hợp đồng lớn, hai bên nên thống nhất trước cách xử lý trường hợp chất lượng hoặc trạng thái vật liệu thay đổi đáng kể do thời tiết.
Biên bản giao
Biên bản hoặc phiếu giao nhận nên thể hiện thời gian, phương tiện, loại vật liệu, số lượng và người xác nhận.
Đây là chứng từ quan trọng để kế toán ghi nhận hàng xuất, đối chiếu với khách hàng và xử lý tranh chấp về sản lượng sau này.
Giá bán cát cần tách khỏi giá vận chuyển
Khoảng cách vận chuyển có thể làm giá giao cát thay đổi rất lớn giữa hai công trình dù cùng mua một nguồn hàng. Vì vậy, doanh nghiệp nên tính riêng giá vật liệu và chi phí logistics trước khi xác định giá cuối cùng.
Cách tính này giúp công ty biết chính xác phần lợi nhuận từ hàng hóa và phần chi phí của từng tuyến giao.
Giá tại bãi
Giá tại bãi là mức giá cơ sở chưa bao gồm vận chuyển đến công trình. Đây là căn cứ thuận lợi để so sánh giá nguồn hàng giữa các nhà cung cấp.
Nếu khách tự bố trí phương tiện, điều kiện giao tại bãi cũng cần quy định rõ trách nhiệm bốc hàng và xác nhận khối lượng.
Giá theo quãng đường
Chi phí vận chuyển có thể xây dựng theo từng vùng, số kilomet hoặc tuyến giao cố định.
Ngoài khoảng cách, doanh nghiệp cần tính loại xe, thời gian quay đầu, hạn chế giao thông và khả năng có chuyến hàng chiều về.
Phí bốc
Chi phí xúc cát lên xe hoặc bốc dỡ tại điểm giao cần được xác định thuộc trách nhiệm của bên nào.
Nếu doanh nghiệp chịu phí nhưng không đưa vào báo giá, nhiều đơn hàng nhỏ có thể tạo ra mức chi phí đáng kể.
Phí chờ
Xe phải chờ công trình mở cổng, xác nhận giao hoặc bố trí vị trí đổ hàng sẽ làm giảm số chuyến xe thực hiện được trong ngày.
Đối với dự án thường xuyên phát sinh chờ lâu, công ty nên có cơ chế tính chi phí hoặc thống nhất thời gian tiếp nhận rõ ràng.
Quản lý đội xe giao cát
Đội xe có thể tạo lợi thế lớn về tốc độ giao hàng nhưng cũng là một trung tâm chi phí cần quản trị chặt chẽ.
Doanh nghiệp nên theo dõi hiệu quả đến từng xe hoặc từng tuyến để xác định chi phí thực tế thay vì chỉ tổng hợp toàn bộ nhiên liệu và sửa chữa cuối tháng.
Tải trọng
Mỗi xe phải được sử dụng trong giới hạn tải trọng và điều kiện giao thông cho phép. Không nên xây dựng giá bán dựa trên giả định chở lượng hàng vượt khả năng hợp pháp của phương tiện.
Tải trọng phù hợp còn ảnh hưởng đến độ an toàn, hao mòn xe và khả năng tiếp cận từng tuyến đường.
Bạt che
Vật liệu rời cần được kiểm soát trong quá trình vận chuyển để hạn chế rơi vãi và ảnh hưởng đến giao thông.
Doanh nghiệp nên đưa việc kiểm tra che chắn vào quy trình xuất xe thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào ý thức của từng tài xế.
GPS
Dữ liệu GPS giúp theo dõi tuyến đường, thời gian xe đến công trình và số chuyến thực hiện trong ngày.
Khi kết hợp với phiếu giao hàng, doanh nghiệp có thể phát hiện các chuyến đi bất thường hoặc xác minh thời gian giao khi có tranh chấp.
Nhiên liệu
Nhiên liệu là khoản chi phí lớn nên cần được quản lý theo định mức, quãng đường hoặc số chuyến phù hợp với từng loại xe.
Sự chênh lệch lớn giữa mức tiêu hao thực tế và định mức cần được kiểm tra để phát hiện vấn đề về phương tiện, tuyến đường hoặc quản lý nội bộ.
Công nợ nhà thầu cần kiểm soát theo dự án
Một nhà thầu có thể đồng thời triển khai nhiều công trình và tình trạng thanh toán của từng dự án không giống nhau. Nếu chỉ theo dõi tổng công nợ theo tên khách hàng, công ty khó biết dự án nào đang phát sinh nợ quá hạn.
Doanh nghiệp nên quản lý công nợ theo khách hàng kết hợp mã công trình hoặc hợp đồng để kiểm soát rủi ro chính xác hơn.
Hạn mức
Mỗi khách hàng hoặc dự án nên có mức dư nợ tối đa. Hạn mức có thể được điều chỉnh dựa trên lịch sử thanh toán và quy mô hợp đồng.
Khi công nợ đạt giới hạn, bộ phận giao hàng cần có cơ chế kiểm tra trước khi tiếp tục xuất hàng.
Lịch giao
Lịch giao nên gắn với tiến độ thi công và tiến độ thanh toán. Chia sản lượng thành nhiều đợt giúp doanh nghiệp giảm số tiền phải ứng trước.
Đối với khách mới, việc giao từng đợt nhỏ còn giúp kiểm chứng khả năng thanh toán trước khi tăng sản lượng.
Đối chiếu
Khối lượng giao thực tế cần được đối chiếu thường xuyên giữa phiếu giao hàng, hóa đơn và xác nhận của công trình.
Không nên chờ đến khi dự án kết thúc mới đối chiếu vì hàng trăm chuyến giao có thể khiến việc tìm lại sai lệch rất khó khăn.
Thu nợ
Lịch thu nợ nên được xác định từ khi ký hợp đồng và theo dõi cùng lịch giao hàng.
Bộ phận kinh doanh không nên chỉ chịu trách nhiệm bán hàng mà cần phối hợp với kế toán để xử lý các khoản đến hạn trước khi tiếp tục mở rộng công nợ.
Kế toán công ty cát phải phản ánh đúng lượng hàng
Đặc thù cát là vật liệu rời, giao nhiều chuyến và có thể phát sinh chênh lệch đo lường nên hệ thống kế toán phải liên kết chặt với kho, bãi và vận tải.
Số lượng trên hóa đơn, phiếu nhập, phiếu xuất và hồ sơ giao nhận cần có khả năng đối chiếu với nhau. Nếu dữ liệu vật chất và dữ liệu kế toán thường xuyên chênh lệch, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân thay vì điều chỉnh số liệu vào cuối kỳ một cách cơ học.
Hóa đơn đầu vào
Hóa đơn đầu vào cần phù hợp với lượng cát doanh nghiệp thực tế mua và hồ sơ của nhà cung cấp.
Kế toán nên đối chiếu với hợp đồng, phiếu nhập và chứng từ thanh toán để bảo đảm giao dịch được ghi nhận theo đúng bản chất.
Phiếu nhập
Phiếu nhập cần ghi nhận nguồn hàng, loại cát, số lượng, thời điểm nhập và địa điểm nhận.
Nếu hàng được giao thẳng từ nguồn đến công trình mà không qua bãi, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình chứng từ riêng để vẫn kiểm soát được lượng mua và lượng bán.
Phiếu xuất
Phiếu xuất phải liên kết được với khách hàng hoặc dự án, phương tiện giao và chứng từ xác nhận tại công trình.
Đối với một đơn hàng chia thành nhiều chuyến, kế toán cần tổng hợp đủ các phiếu trước khi đối chiếu số lượng thanh toán.
Hao hụt
Vật liệu rời có thể phát sinh chênh lệch trong quá trình tập kết, đo lường hoặc vận chuyển. Doanh nghiệp cần xây dựng phương pháp quản lý và xác định nguyên nhân chênh lệch rõ ràng.
Không nên sử dụng một tỷ lệ hao hụt cố định để xử lý mọi trường hợp nếu không có dữ liệu thực tế và cơ sở quản trị phù hợp.
Môi trường và trật tự đô thị khi kinh doanh cát
Hoạt động bãi và vận chuyển cát có thể tác động trực tiếp đến đường giao thông và khu vực xung quanh. Những vấn đề tưởng nhỏ như bánh xe kéo bùn ra đường hoặc vật liệu rơi khỏi thùng xe có thể dẫn đến phản ánh và gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Công ty cần xây dựng quy trình vệ sinh bãi, kiểm tra xe trước khi ra cổng và xử lý phản ánh của khu vực xung quanh.
Rơi vãi
Cát rơi vãi trên đường vừa làm thất thoát hàng vừa ảnh hưởng đến an toàn giao thông.
Việc che chắn và kiểm tra phương tiện cần được thực hiện trước mỗi chuyến, đặc biệt khi xe di chuyển trên tuyến đô thị đông phương tiện.
Bụi
Bụi có thể phát sinh tại khu vực xúc hàng, đường nội bộ hoặc khi cát khô được tập kết lâu ngày.
Doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp kiểm soát phù hợp với điều kiện thực tế của bãi và mức độ ảnh hưởng xung quanh.
Bùn đất
Trong mùa mưa, bánh xe có thể kéo bùn từ bãi ra đường công cộng. Đây là vấn đề dễ gây phản ánh tại những bãi có lượng xe ra vào lớn.
Bố trí khu vực vệ sinh bánh xe, mặt đường nội bộ và thoát nước phù hợp giúp giảm đáng kể rủi ro này.
Tiếng ồn
Xe tải, máy xúc và hoạt động bốc hàng có thể tạo tiếng ồn, đặc biệt vào sáng sớm hoặc ban đêm.
Thời gian hoạt động nên được tổ chức phù hợp với vị trí bãi và điều kiện khu vực để hạn chế xung đột với dân cư xung quanh.
Những lỗi thường gặp khi kinh doanh cát
Rủi ro lớn của công ty cát thường không chỉ nằm ở việc bán không được hàng mà còn xuất phát từ nguồn hàng, vận tải, địa điểm bãi và công nợ.
Doanh nghiệp nên xây dựng các điểm kiểm soát ngay từ đầu để tránh trường hợp doanh số tăng nhưng rủi ro pháp lý và tài chính cũng tăng theo.
Mua hàng không đủ chứng từ
Mua cát giá rẻ nhưng không có hồ sơ phù hợp có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn về kế toán, thuế và chứng minh nguồn gốc hàng hóa.
Bộ phận mua hàng cần có danh sách chứng từ tối thiểu và không nhập hàng nếu nhà cung cấp không đáp ứng được yêu cầu đã thiết lập.
Xe quá tải
Tính lợi nhuận dựa trên việc chở vượt tải trọng là mô hình có rủi ro cao và không bền vững.
Doanh nghiệp cần xây dựng cước và giá giao dựa trên năng lực vận tải phù hợp, kể cả khi điều đó làm giá báo cao hơn một số đối thủ.
Bãi không phù hợp
Thuê bãi trước rồi mới kiểm tra giao thông, môi trường hoặc khả năng sử dụng địa điểm có thể khiến công ty phải di chuyển sau thời gian ngắn.
Chi phí chuyển bãi, mất khách và gián đoạn cung ứng thường cao hơn nhiều so với việc khảo sát kỹ trước khi ký hợp đồng.
Không quản lý công nợ
Doanh số lớn từ nhà thầu dễ tạo cảm giác kinh doanh phát triển nhưng nếu tiền không thu được đúng hạn, công ty có thể thiếu vốn để mua hàng và trả cước.
Hạn mức, thời hạn và cơ chế dừng giao cần được áp dụng thực tế chứ không chỉ tồn tại trên hợp đồng.
Cách mở rộng công ty kinh doanh cát theo chuỗi vật liệu san lấp
Sau khi xây dựng được nguồn cát, hệ thống khách hàng và năng lực vận tải, doanh nghiệp có thể mở rộng sang chuỗi vật liệu san lấp thay vì chỉ tăng sản lượng một sản phẩm.
Mô hình này giúp tận dụng cùng hệ thống khách hàng, bãi và phương tiện, nhưng cần được triển khai theo khả năng vốn và mức độ kiểm soát nguồn hàng của doanh nghiệp.
Thêm đá
Đá xây dựng có nhóm khách hàng tương đồng với cát nên có thể bổ sung vào danh mục khi doanh nghiệp đã có quan hệ với nhà thầu và công trình.
Công ty cần xây dựng riêng nguồn hàng, cách xác định khối lượng và chính sách giá cho từng loại đá thay vì áp dụng nguyên cách quản lý của cát.
Thêm đất san lấp
Đất san lấp có thể tạo thêm doanh thu từ những dự án nền và hạ tầng, nhưng nguồn gốc vật liệu vẫn phải được kiểm soát chặt chẽ.
Trước khi nhận hợp đồng, cần xác định sản lượng thực tế có thể cung cấp và khoảng cách vận chuyển vì đây thường là loại hàng có giá trị thấp so với chi phí logistics.
Đội xe
Khi sản lượng trên các nhóm vật liệu đủ lớn, đầu tư đội xe có thể giúp công ty chủ động hơn và giảm phụ thuộc vào nhà vận tải bên ngoài.
Việc mở rộng đội xe nên dựa trên tỷ lệ khai thác thực tế. Xe nhàn rỗi nhiều ngày sẽ làm tăng chi phí cố định và giảm hiệu quả sử dụng vốn.
Nhận cung cấp trọn gói
Khi đã kiểm soát được nhiều nguồn vật liệu và vận tải, công ty có thể nhận cung cấp trọn gói cát, đá, đất san lấp cho từng dự án.
Mô hình này giúp tăng giá trị hợp đồng và tạo thuận lợi cho nhà thầu nhưng yêu cầu doanh nghiệp quản lý tốt tiến độ, công nợ, nguồn hàng và đội xe để tránh một dự án lớn gây áp lực lên toàn bộ dòng tiền.
Thành lập công ty kinh doanh cát xây dựng cần được chuẩn bị đồng bộ từ đăng ký doanh nghiệp, lựa chọn ngành nghề đến tổ chức nguồn hàng, kho bãi, vận chuyển và quản lý hóa đơn chứng từ. Doanh nghiệp cũng nên rà soát các quy định chuyên ngành liên quan đến nguồn gốc, vận chuyển và kinh doanh cát trước khi triển khai thực tế. Chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế rủi ro pháp lý, kiểm soát chi phí và tạo nền tảng thuận lợi để doanh nghiệp phát triển ổn định.
